Significato di KPI – Key Performance Indicators

Qualche giorno fa stavo curiosando nei miei vecchi libri universitari di economia e marketing e ho ritrovato un concetto che uso praticamente tutti i giorni, ma di cui non ho mai parlato: i KPI.

Da qui nasce questo post, poco SEO e più sul marketing, che vuole aiutarti a capire cosa sono i KPI e come usarli per prendere decisioni efficaci.

Capire e conoscere i KPI dei nostri clienti ci permette di sviluppare reportistica ad hoc e specifica che soddisfa i veri interessi del management e dell’imprenditore.

Un indicatore di prestazioni (PI) o indicatore di prestazioni chiave (KPI) è un tipo di misurazione delle prestazioni. I KPI valutano il successo di un’organizzazione o di una particolare attività come progetti, programmi, prodotti e altre iniziative.

Un Key Performance Indicator è un valore misurabile che dimostra quanto efficacemente un’azienda sta raggiungendo gli obiettivi aziendali chiave.

KPI di alto e basso livello

Le organizzazioni utilizzano KPI a più livelli per valutare il loro successo nel raggiungere gli obiettivi.

I KPI di alto livello possono concentrarsi sulle prestazioni complessive dell’azienda. Esempi di KPI di alto livello includono la crescita annuale, le entrate ricorrenti annue (ARR) e la relativa quota di mercato. Singoli individui non hanno alcun impatto su questi indicatori di prestazioni poiché sono il risultato del lavoro di gruppo in più reparti.

Mentre i KPI di basso livello possono concentrarsi sui processi di specifici reparti quali vendite, marketing, risorse umane, supporto e altri. Le metriche aziendali a basso livello sono legate al lavoro quotidiano delle persone e sono più perseguibili.

Cos’è il successo aziendale e come definirlo

Spesso il successo è semplicemente il ripetuto, periodico raggiungimento di alcuni livelli di obiettivo operativo, ad esempio zero difetti, 10/10 soddisfazione del cliente, ecc. Talvolta il successo è definito in termini di progresso verso obiettivi strategici. Di conseguenza, la scelta dei KPI giusti si basa su una buona comprensione di ciò che è importante per l’organizzazione.

Ciò che è ritenuto importante spesso dipende dal reparto che misura la performance, ad esempio i KPI utili per l’area finanza saranno diversi dai KPI utili alle vendite.

Poiché vi è la necessità di comprendere bene ciò che è importante, sono state proposte varie tecniche per selezionare gli indicatori di prestazione al fine di valutare al meglio lo stato attuale dell’azienda e le sue attività chiave. Queste valutazioni spesso portano all’identificazione di potenziali miglioramenti, pertanto gli indicatori di prestazione sono abitualmente associati alle iniziative di “miglioramento delle prestazioni“.

Balanced Scorecard

Un modo molto comune per scegliere i KPI è applicare un framework di gestione come la balanced scorecard. La balanced scorecard (BSC) è un sistema strategico di pianificazione e gestione che le organizzazioni utilizzano per:

• Comunicare ciò che stanno cercando di realizzare
• Allinea il lavoro quotidiano che tutti stanno facendo con la strategia
• Dare priorità a progetti, prodotti e servizi
• Misurare e monitorare i progressi verso gli obiettivi strategici

Il sistema collega i punti tra elementi di strategia di grandi dimensioni come la missione (il nostro scopo), la visione (ciò che aspiriamo), i valori fondamentali (in cosa crediamo), le aree di interesse strategico (temi, risultati e / o obiettivi) e più elementi operativi come obiettivi (attività di miglioramento continuo), misure (o indicatori chiave di prestazione o KPI, che tracciano le prestazioni strategiche), obiettivi (il livello di prestazioni desiderato) e iniziative (progetti che aiutano a raggiungere i propri obiettivi). Un esempio di BSC:

Categorizzazione degli indicatori

Qualitativo vs Quantitativo

I KPI definiscono set di valori utilizzati per determinate misurazione. Questi set di valori non elaborati, che possono essere inviati a sistemi che aggregano i dati, sono chiamati indicatori. Esistono due categorie di misure per i KPI.

• Fatti quantitativi senza distorsione da sentimenti personali, pregiudizi o interpretazioni presentati con un valore specifico – obiettivo – preferibilmente numerico misurato rispetto a uno standard.
• Valori qualitativi basati o influenzati da sentimenti, gusti o opinioni personali e presentati come valori numerici o testuali che rappresentano un’interpretazione di questi elementi.

A loro volta gli indicatori possono essere di due tipi: ritardato o anticipatori.

Indicatori di ritardo e anticipatori

• Un indicatore di ritardo misura un output, qualcosa che è accaduto in passato. Misura un risultato.
• Un indicatore anticipatore misura un input o un attivatore. Misura un elemento che è correlato positivamente al raggiungimento del corrispondente indicatore di ritardo. È un predittore, anche se imperfetto del futuro stato di relativi indicatori in ritardo.

È importante definire gli indicatori principali in un’azienda perché misurano qualcosa su cui il management può agire per raggiungere un obiettivo o soddisfare le aspettative dei clienti.

KPI come strumenti di misurazione

Su un transatlantico, il capitano e l’equipaggio utilizzano i dati di navigazione per capire dove sono relativi alla loro rotta di navigazione pianificata. Indicatori come dati di posizione GPS, velocità, livelli di carburante o informazioni meteorologiche consentono ai responsabili di capire esattamente dove si trovano attualmente per prendere decisioni su dove e come procedere successivamente.

Quanto descritto è esattamente quello che succede nelle aziende strutturate. Qui, i KPI, sono gli strumenti di navigazione che i manager usano per capire se l’azienda è in viaggio verso la destinazione desiderata o se sta deviando dal percorso ambito. La giusta serie di KPI farà luce sugli aspetti chiave delle prestazioni e sulle aree critiche che potrebbero richiedere attenzione.

Ora più che mai, le aziende hanno bisogno di un modo per valutare dove si trovano e se stanno seguendo la loro strategia. Devono essere in grado di correggere rapidamente e adattarsi alle mutevoli condizioni del mercato. Se vuoi avere successo in un mercato estremamente competitivo, hai bisogno di un modo per misurare i progressi (o meno) in tempo reale, non solo dopo il fatto, e adattare le tue azioni in base a ciò che i KPI ti dicono.

I decisori effettivi, come il management o l’imprenditore, comprendono di aver bisogno di informazioni sulle dimensioni chiave delle prestazioni e che ciò può essere ottenuto sfruttando KPI specifici, in modo simile al modo in cui un medico farebbe la diagnosi di un paziente. Invece di misurare le cose a caso, un medico si concentra sulle principali misure di salute, ad esempio, prendendo la pressione sanguigna e misurando i livelli di colesterolo, la frequenza cardiaca e l’indice di massa corporea come indicatori chiave della propria salute.

Nelle nostre organizzazioni, i KPI più efficaci sono strettamente legati agli obiettivi strategici e aiutano a rispondere alle domande aziendali più importanti. Un buon punto di partenza è quindi identificare le domande a cui i decisori, i manager o gli stakeholder esterni devono avere una risposta. Uno o due cosiddetti Key Performance Questions (KPQs) dovrebbero essere identificati per ciascun obiettivo strategico.

KPQ – Key Performance Questions

Un KPQ è una domanda di gestione che cattura esattamente ciò che i manager devono sapere quando si tratta di ciascuno dei loro obiettivi strategici. La logica delle KPQ è che focalizzano la nostra attenzione su ciò che effettivamente deve essere discusso quando esaminiamo le prestazioni e, soprattutto, forniscono indicazioni per la raccolta di indicatori di performance significativi.

Un errore superficiale è saltare dritti verso la progettazione di indicatori prima di capire ciò che è necessario conoscere. Iniziando a progettare le KPQ, siamo in grado di identificare le nostre esigenze di informazione e quindi dobbiamo chiederci:

Quali sono i dati e le informazioni di gestione migliori che dobbiamo raccogliere per aiutarci a rispondere alle nostre domande chiave sul rendimento?

Utilizzare le KPQ assicura che i KPI utilizzati siano significativi e pertinenti. Inoltre, le KPQ inseriscono i dati delle prestazioni nel contesto e facilitano quindi la comunicazione, la guida alla discussione e il processo decisionale diretto del management.

Una volta identificate le domande aziendali più importanti, è possibile selezionare o sviluppare gli indicatori KPI corretti che consentono di rispondere meglio a tali domande. In questo modo, tutti i KPI saranno strategici, pertinenti e significativi.

Punti di misura

Come si misura una prestazione?

La prestazione si concentra sulla misurazione di un particolare elemento di un’attività. Un’attività può avere quattro elementi: input, output, controllo e meccanismo.

Come minimo, è richiesta un’attività per avere almeno un input e un output. Qualcosa entra nell’attività come input; l’attività trasforma l’input apportando una modifica al suo stato; e l’attività produce un’uscita. Un’attività può anche avere meccanismi di abilitazione che sono tipicamente separati in meccanismi umani e di sistema. Può anche essere limitato in qualche modo da un controllo. Infine, le sue azioni possono dipendere dal tempo.

• Input indica gli input richiesti da un’attività per produrre un output.
• L’output cattura l’esito oi risultati di un’attività o di un gruppo di attività.
• L’attività indica la trasformazione prodotta da un’attività (cioè una qualche forma di lavoro).
• Il meccanismo è qualcosa che consente a un’attività di funzionare (un artista), umano o di sistema.
• Control è un oggetto che controlla la produzione dell’attività attraverso la conformità.
• Il tempo indica un elemento temporale dell’attività.

Cosa rende un KPI efficace?

Ora che sappiamo perché sono utili i KPI, vediamo come scegliere quelli più adatti alla nostra attività. Molto spesso le organizzazioni adottano ciecamente i KPI riconosciuti dal settore e poi si chiedono perché questo KPI non riflette la propria attività e non influenza alcun cambiamento positivo.

Uno degli aspetti più importanti, ma spesso trascurati, dei KPI è che sono una forma di comunicazione. In quanto tali, rispettano le stesse regole e le migliori pratiche di qualsiasi altra forma di comunicazione. È molto più probabile che le informazioni sintetiche, chiare e pertinenti vengano assorbite e attuate. Diversamente, informazioni lunghe, complesse e poco immediate risultano difficili da utilizzare. Quando pensi ai KPI pensa alla semplicità: un concetto semplice viene ricevuto istantaneamente.

In termini di sviluppo di una strategia per la formulazione dei KPI, il tuo team dovrebbe iniziare con le basi e capire quali sono i tuoi obiettivi organizzativi, come pianifichi di raggiungerli e chi può agire su queste informazioni. Questo dovrebbe essere un processo iterativo che coinvolge feedback di analisti, capi dipartimento e manager. Man mano che questa missione di scoperta dei fatti si svolge, acquisirai una migliore comprensione dei processi aziendali che devono essere misurati con un KPI.

Definire i giusti KPI di un’organizzazione

Esistono migliaia di KPI tra cui scegliere e la maggior parte delle aziende ha difficoltà a selezionare quelli giusti per la propria attività e, al contrario, finisce per misurare e segnalare una grande quantità di informazioni su tutto ciò che è facile da misurare. Questo non è utile e crea confusione.

Questa è solo una delle numerose insidie dei KPI. Oppure, a volte scelgono semplicemente i KPI che tutti gli altri sembrano utilizzare, indipendentemente dal fatto che siano utili o meno per la loro attività. Bisogna selezionare KPI adatti a misurare le nostre performance nel migliore dei modi, quello che fanno gli altri, in questo contesto, è abbastanza irrilevante.

Nell’attuale scenario di business iper-competitivo, è più importante che mai che i leader aziendali e gli alti dirigenti siano in grado di prendere decisioni data driven, informate, per migliorare le prestazioni e cercare nuovi modi per ottenere il vantaggio sulla concorrenza. I KPI, se correttamente capiti ed implementati, forniscono un potente strumento per ottenere proprio questo. Senza di loro, le organizzazioni navigherebbero semplicemente alla cieca.

Definire gli indicatori di prestazioni chiave può essere complicato. La parola chiave in KPI è “chiave” perché ogni KPI dovrebbe essere correlato a uno specifico risultato aziendale con una misura di performance.

I KPI sono spesso confusi con le metriche aziendali. Sebbene spesso utilizzati nello stesso contesto, i KPI devono essere definiti in base a obiettivi strategici o di core business. Segui questi passaggi quando definisci un KPI:

• Qual è il tuo risultato desiderato?
• Perché questo risultato è importante?
• Come hai intenzione di misurare i progressi?
• Come puoi influenzare il risultato?
• Chi è responsabile per il risultato economico?
• Come saprai di aver raggiunto il tuo risultato?
• Con quale frequenza rivedrai i progressi verso il risultato?

Ad esempio, diciamo che il tuo obiettivo è aumentare le entrate delle vendite quest’anno. Chiamerai questo tuo KPI “crescita delle vendite”. Ecco come puoi definire l’indicatore KPI:

• Aumentare le entrate delle vendite del 20% quest’anno.
• Raggiungere questo obiettivo consentirà al business di diventare redditizio.
• Il progresso sarà misurato come un aumento delle entrate misurato in euri € spesi.
• Assumendo personale addizionale di vendita
• Facendo promozione ai clienti esistenti per spingerli ad acquistare più prodotti.
• Il responsabile delle vendite è responsabile di questa metrica
• il KPI sarà rivisto su base mensile.

Gli indicatori di prestazione differiscono dai driver aziendali e dagli obiettivi. Una scuola potrebbe considerare il tasso di insuccesso dei suoi studenti come un indicatore chiave delle prestazioni che potrebbe aiutare la scuola a comprendere la sua posizione nella comunità educativa, mentre un’azienda potrebbe considerare la percentuale di reddito dei clienti di ritorno come un potenziale KPI. Come hai visto i KPI variano da business a business.

Le fasi chiave nell’identificazione dei KPI sono:

• Avere un processo aziendale predefinito (BP – business process).
• Avere requisiti per i BP.
• Avere una misurazione quantitativa/qualitativa dei risultati e il confronto con gli obiettivi stabiliti.
• Indagare le varianze e i processi o ottimizzazioni per raggiungere obiettivi a breve termine.

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono modi per valutare periodicamente le prestazioni globali delle organizzazioni, ma anche prestazioni specifiche delle unità aziendali e delle loro divisioni, dipartimenti e dipendenti.

Cosa sono gli SMART KPI

I KPI dovrebbero seguire i criteri SMART. Ciò significa che la misura ha uno scopo specifico per il business, è misurabile per ottenere realmente un valore del KPI, le norme definite devono essere realizzabili, il miglioramento di un indicatore KPI deve essere rilevante per il successo dell’organizzazione, e infine deve essere Time phased, il che significa che il valore oi risultati sono mostrati per un periodo predefinito e pertinente.

SMART è un acronimo che significa: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound. In altre parole:

• Il tuo obiettivo è specifico?
• Puoi misurare i progressi verso quell’obiettivo?
• L’obiettivo è realisticamente raggiungibile?
• Quanto è rilevante l’obiettivo per la tua organizzazione?
• Qual è il Time-frame per raggiungere questo obiettivo?

Per essere valutati, i KPI sono collegati ai valori obiettivo, in modo che il valore della misura possa essere valutato come soddisfacente o meno.

Esempi

Gli indicatori chiave di performance sono le misure non finanziarie delle performance di un’azienda: non hanno un valore monetario ma contribuiscono alla redditività dell’azienda.

Web Marketing

Essendo questo un blog sul web marketing non potevano mancare esempi di KPI specifici.

• Volumi dei vari canali di traffico
• Consapevolezza del marchio (Brand Awareness)
• Numero di ricerche brand/mese
• Numero di conversioni in un dato lasso di tempo
• Costo per conversione generale e per device
• Tasso di conversione generale e per device
• Numero di landing page che generano conversioni
• Tasso di conversione delle landing page
• Visitatori di ritorno
• Tempo di permanenza sul sito
• Bounce rate
• Numero medio di pagine per sessione
• CTR delle varie campagne divise per sorgente/messo
• ROI delle campagne
• Customer Lifetime Value
• Numero di pagine che ricevono almeno X visite al mese
• Valore assoluto di iscritti alla newsletter
• Numero di iscritti mensili alla newsletter
• Traffico social
• Velocità di caricamento medio del sito

Contabilità

Alcuni esempi sono:

• Percentuale di fatture scadute
• Percentuale di ordini di acquisto raccolti in anticipo
• Numero di ordini di acquisto
• Tasso di errore del report finanziario (misura la qualità del report)
• Tempo medio del ciclo del flusso di lavoro
• Numero di pagamenti duplicati

Marketing e vendite

• Acquisizione di nuovi clienti
• Analisi demografiche di individui (potenziali clienti) che si candidano per diventare clienti e livelli di approvazione, rifiuti e numeri in sospeso
• Status dei clienti esistenti
• Attrito del cliente
• Fatturato generato da segmenti della popolazione di clienti
• Raccolta di crediti inesigibili all’interno delle relazioni con i clienti
• Redditività della clientela per segmenti demografici e segmentazione dei clienti per redditività

Molti di questi KPI dei clienti sono sviluppati e gestiti con il software di gestione delle relazioni con i clienti – chiamato anche software CRM.

La più veloce disponibilità di dati è un problema competitivo per la maggior parte delle organizzazioni. Ad esempio, le imprese che hanno un rischio operativo/creditizio più elevato (che coinvolgono ad esempio carte di credito o gestione patrimoniale) potrebbero volere una disponibilità settimanale o giornaliera di analisi KPI, agevolata da adeguati sistemi e strumenti IT.

Produzione

L’efficacia complessiva delle apparecchiature è un insieme di parametri non finanziari ampiamente accettati che riflettono il successo della produzione.

• OEE = disponibilità x prestazione x qualità
• Disponibilità = tempo di esecuzione/tempo totale, per definizione questa è la percentuale della quantità effettiva di tempo di produzione della macchina in funzione al tempo di produzione disponibile della macchina.
• Prestazioni = conteggio totale/contatore obiettivo, per definizione questa è la percentuale delle parti totali prodotte sulla macchina rispetto al tasso di produzione della macchina.
• Qualità = conteggio buono/conteggio totale, per definizione, questa è la percentuale di parti buone rispetto al totale delle parti prodotte sulla macchina.
• Rapporto tempo ciclo (CTR) = tempo ciclo standard/tempo ciclo reale utilizzo
• Tasso di rifiuto

Servizi professionali

La maggior parte delle ditte di servizi professionali (ad esempio: società di consulenza di gestione, società di integrazione di sistemi o agenzie di marketing digitale) utilizzano tre indicatori chiave di prestazione per tracciare lo stato di salute delle loro imprese. In genere utilizzano il software di automazione dei servizi professionali (PSA) per tenere traccia e gestire queste metriche.

• Tasso di utilizzo = percentuale di tempo impiegato dai dipendenti per generare entrate
• Redditività del progetto = la differenza tra le entrate generate da un progetto e il costo di consegna del lavoro
• Tasso di successo del progetto = la percentuale di progetti consegnati nei tempi e nel budget

Operazioni di sistema

• Disponibilità/tempo di attività
• Tempo medio di fallimento
• Tempo medio di riparazione
• Disponibilità non pianificata
• Tempo medio di riparazione

Esecuzione del progetto

• Valore guadagnato
• Varianza dei costi
• Pianificare la varianza
• Stima da completare
• Manodopera spesa/mese
• Soldi spesi/mese
• Spesa pianificata/mese
• Manodopera pianificata/mese
• Tempo medio di consegna
• Compiti/personale
• Project overhead/ROI
• Data di consegna pianificata rispetto alla data di consegna effettiva

Gestione della catena di approvvigionamento

Le aziende possono utilizzare i KPI per stabilire e monitorare i progressi verso una varietà di obiettivi, tra cui obiettivi di produzione, attività secondarie, spese per la diversificazione, iniziative ambientali “verdi”, programmi di riduzione dei costi e obiettivi di approvvigionamento.

Qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni, può gestire meglio le prestazioni dei fornitori con l’ausilio di potenti funzionalità di KPI, tra cui:

• Funzioni di immissione e approvazione automatizzate
• Misure di scorecard su richiesta, in tempo reale
• Rilavorazione sull’inventario procurato
• Un unico repository di dati per eliminare le inefficienze e mantenere la coerenza
• Processo avanzato di approvazione del flusso di lavoro per garantire procedure coerenti
• Modalità di immissione dati flessibili e display di prestazioni grafiche in tempo reale
• Documentazione di risparmio sui costi personalizzata
• Procedure di installazione semplificate per eliminare la dipendenza dalle risorse IT

Gli indicatori KPI Supply Chain Management – SCM principali descriveranno in dettaglio i seguenti processi:

• Previsioni di vendita
• Inventario
• Appalti e fornitori
• Magazzinaggio
• Trasporti
• Logistica inversa

I fornitori possono implementare i KPI per ottenere un vantaggio rispetto alla concorrenza. I fornitori hanno accesso immediato a un portale di facile utilizzo per la presentazione di modelli di risparmio costi standardizzati. I fornitori e i loro clienti si scambiano i dati sulle prestazioni della catena di fornitura, ottenendo allo stesso tempo visibilità sullo stato esatto dei progetti di miglioramento dei costi e documentazione sui risparmi.

Governo

Il governo provinciale dell’Ontario, in Canada, utilizza i KPI dal 1998 per misurare le prestazioni degli istituti di istruzione superiore della provincia. Tutte le scuole secondarie secondarie raccolgono e riportano i dati relativi alle prestazioni in cinque aree: soddisfazione dei laureati, soddisfazione degli studenti, soddisfazione dei datori di lavoro, tasso di occupazione e tasso di laurea.

Gestione delle risorse umane

• Turnover del personale
• Indicatori di performance dei dipendenti
• Analisi squadra trasversale funzionale

I problemi

In pratica, la supervisione degli indicatori di prestazioni chiave può rivelarsi costosa o difficile per le organizzazioni. Alcuni indicatori, i valori qualitativi come il morale del personale, potrebbero essere impossibili da quantificare. Di conseguenza potrebbero essere adottati KPI dubbi che che forniscono indicazioni approssimative piuttosto che un preciso benchmark.

I KPI possono anche portare a incentivi perversi e conseguenze non intenzionali a seguito di dipendenti che lavorano alle misurazioni specifiche a scapito della qualità o del valore effettivo del loro lavoro. Vedi quello che è successo e che probabilmente succede ancora nelle banche.

Talvolta la raccolta di statistiche può sostituire la migliore comprensione dei problemi, quindi l’uso di KPI dubbi può portare a progressi negli obiettivi e l’efficacia misurata diventa diversa. Ad esempio, i soldati statunitensi durante la guerra del Vietnam hanno dimostrato di essere efficaci nei rapporti di uccisione con conteggi elevati, ma questo era fuorviante quando veniva usato per misurare gli obiettivi poiché non mostrava la mancanza di progressi verso l’obiettivo degli Stati Uniti di aumentare il controllo del governo sudvietnamita del suo territorio.

Un altro esempio potrebbe essere la misurazione della produttività di un team di sviluppo software in termini di righe di codice sorgente scritte. Questo approccio può facilmente causare l’aggiunta di grandi quantità di codice dubbio, gonfiando così il numero di linee ma aggiungendo poco di valore in termini di miglioramento sistemico. Un problema simile si presenta quando un calciatore calcia una palla inutilmente in una partita per accrescere le sue statistiche.

Errori da evitare

I Key Performance Indicator sono uno di quegli argomenti di business che sono stati scritti e discussi in modo così ampio negli ambienti dirigenziali e di leadership che la maggior parte delle persone pensa che non ci sia più nulla da dire. Eppure, spesso ci sono dubbi sulla loro implementazione e si compiono banali errori in fase di valutazione. Vediamo gli errori più clamorosi da evitare quando si ha a che fare con i KPI

Non collegare KPI alla tua strategia

I KPI sono davvero utili solo se sono allineati alla tua strategia e informano il processo decisionale strategico. Quando i KPI non sono collegati alla tua strategia, stai sprecando enormi quantità di tempo e denaro nella raccolta di informazioni che non andranno a vantaggio dell’azienda.

I KPI sono utili se forniscono informazioni mission-critical rilevanti per la tua azienda. Ne consegue, quindi, che una volta che sai cosa stai cercando di ottenere nel tuo business, dovresti usare quegli obiettivi per aiutarti a selezionare i KPI rilevanti.

Misurare tutto ciò che è facile da misurare

Non è detto che se un fattore è facilmente misurabile allora ha senso misurarlo. Uno degli errori più grandi che le persone fanno con i KPI è la misurazione di tutto ciò che è facile da misurare, indipendentemente dalla sua rilevanza per il business. Raccogliere i dati poi significa analizzarli, se sono inutili stai perdendo tempo.

Misurare qualsiasi cosa

C’è anche la tentazione di misurare tutto ciò che cammina e si muove – il presupposto è che molte informazioni sono meglio di nessuna informazione. Avrai capito che avere troppe informazioni può essere inutile quanto averne poche. E può essere decisamente dannoso per l’azienda, sprecando tempo, denaro e attenzione che potrebbero essere spesi meglio altrove.

Raccogliere le stesse misure degli altri

Un altro grande errore che le persone fanno è sviluppare i loro KPI guardando a quello che tutti gli altri stanno misurando. Un leader aziendale può decidere che i KPI sono qualcosa che serve davvero ma, piuttosto che elaborare le informazioni di cui ha realmente bisogno, esaminerà le attività della concorrenza o forse discuterà i KPI con altri dirigenti senior e raccoglierà un elenco di KPI che tutti gli altri stanno già usando.

Questo può anche accadere se un particolare KPI o metrica ottiene popolarità nelle riviste di leadership. Il fatto che tutti stiano parlando di sondaggi sulla soddisfazione dei clienti o sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti non significa automaticamente che hai bisogno di quei KPI. Se conviene o meno investire in questi tipi di misurazioni dipenderà dalla tua strategia e nient’altro.

Non separare i KPI strategici da altri dati

Non c’è carenza di dati e informazioni all’interno della maggior parte delle aziende, che vanno dai dati finanziari e di vendita ai clienti e alla conformità. Tuttavia, il problema è che, troppo spesso, tutti gli indicatori KPI sono raggruppati insieme in un report KPI lungo o in una dashboard indecifrabile. I leader aziendali e i responsabili delle decisioni hanno poco tempo, non vogliono dover sfogliare pagine e pagine di report per scovare i KPI davvero critici. Il rischio è che quelli che potrebbero davvero dirigere la strategia e informare il processo decisionale si ritrovino persi in un mare di informazioni irrilevanti. Quindi è meglio sviluppare report chiari, brevi e concisi che focalizzano solo gli aspetti critici.

KPI per incentivare i dipendenti

Collegare gli indicatori KPI agli incentivi (ad esempio un bonus o un aumento di stipendio) è davvero pericoloso negli affari perché può creare facilmente conseguenze indesiderate. Il vero scopo di un KPI è aiutare le persone all’interno dell’azienda a sapere dove si trovano in relazione a dove vogliono essere. Si comportano come una bussola durante un viaggio in mare. Ma una volta che i KPI sono legati agli incentivi, smettono di essere uno strumento di navigazione e diventano un bersaglio che un individuo deve colpire per garantire il proprio bonus. E, non appena ciò accade, le persone coinvolte possono diventare molto creative nel modo in cui possono manipolare le informazioni o il loro comportamento per assicurarsi che ricevano l’incentivo.

Non coinvolgere i dirigenti nella selezione dei KPI

Quello che vedo nel mio lavoro quando mi interfaccio con i dirigenti è che si entusiasmano per la strategia e il quadro generale. Coloro che sono interessati ai numeri (il direttore commerciale, per esempio) potrebbero essere interessati a progettare specifici KPI, ma la maggior parte dei dirigenti non lo è. Di conseguenza, i dirigenti senior lavorano sulla strategia, ma poi delegano il processo di identificazione o di progettazione dei KPI giusti a qualcun altro.

Questo è un errore. I dirigenti senior devono essere coinvolti nel processo che definisce i KPI, altrimenti non si sentiranno in possesso di ciò che viene creato. E se non si sentono proprietari dei KPI, non li useranno. È molto importante che il senior team rifletta sugli indicatori chiave di prestazione (KPI), interagisca con le domande a cui sono in cerca di risposte e sottoscriva i KPI scelti. Ciò garantisce una connessione chiara, forte e comprensibile tra la strategia, i KPI e le domande a cui risponderanno i KPI.

Non analizzare i dati

Un altro errore comune con gli indicatori KPI è che nessuno all’interno dell’azienda sta davvero analizzando i dati per estrarre informazioni rilevanti per il business. Nessuno sta elaborando il modo in cui i dati si riferiscono a benchmark aziendali o settoriali, o come la metrica è cambiata nel tempo e cosa potrebbe significare per il business.

Ancora una volta, questo problema è spesso dovuto a una disconnessione tra i responsabili delle decisioni e coloro che stanno facendo la segnalazione. Spesso l’analisi viene eseguita ai livelli inferiori dell’organizzazione e riportata in alto. Quelli più in basso potrebbero non comprendere la rilevanza dei dati; potrebbero semplicemente presentarli. E quelli in cima hanno delegato il design dei KPI agli altri, quindi non sono collegati al modo in cui le informazioni sono presentate. È fondamentale che qualcuno al giusto livello guardi i dati e decifri cosa significano in realtà quai valori per il business.

Non aggiornare i KPI

Una volta che i KPI giusti sono stati identificati o progettati, spesso non vengono più messi in discussione o contestati in termini di pertinenza, collegamento con la strategia o continua ad aiutare l’azienda a rispondere a domande critiche. È importante assicurarsi di raccogliere sempre i dati giusti, raccoglierli abbastanza spesso e utilizzare ciò che raccogli.

Ciò significa che non devi aver paura di mettere in discussione i tuoi KPI. In caso contrario, gli indicatori KPI possono facilmente diventare un esercizio di validazione automatica che consente ai manager di dire che li hanno, piuttosto che essere uno strumento di navigazione in tempo reale che porta a risultati e prestazioni migliori.

Ogni volta che si verifica un cambiamento nella strategia o nelle priorità aziendali, è necessario rivedere e aggiornare i KPI per assicurarsi di misurare solo ciò che realmente deve essere misurato e che gli indicatori KPI siano pertinenti e allineati alla nuova strategia.

Ad esempio, in passato le visite dei siti web provenivano prevalentemente da desktop, oggi non è più così. Oggi ha senso segmentare il traffico per device desktop e mobile. Sse continui ad usare i KPI di 10 anni fa potresti perderti molti aspetti emersi recentemente.

Non agire sui KPI

I KPI possono dare forma alla strategia e informare i processi decisionali basati sui fatti all’interno delle aziende – ma solo se quelli all’interno dell’azienda li sfruttano e li studiano a dovere. Alla fine, non importa quanto brillantemente hai allineato i tuoi KPI alla tua strategia, o se li hai presentati in report bellissimi. Se non stai utilizzando i tuoi KPI per guidare le decisioni al fine di migliorare le prestazioni, stai perdendo tempo e fatica.

Un set ben progettato di KPI dovrebbe fornire una chiara indicazione dei livelli attuali di prestazioni e aiutare i tuoi dipendenti a prendere decisioni migliori che avvicinino l’azienda al raggiungimento dei suoi obiettivi strategici.

Evitando questi errori più comuni, è possibile garantire che i KPI siano progettati, implementati e utilizzati esattamente come erano stati concepiti, per aiutare la propria azienda ad avere successo.