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Excel per la SEO è una guida scritta per aiutare i professionisti SEO, e non solo, a conoscere le potenzialità dei fogli di calcolo e sfruttare al meglio questo magnifico strumento, che tutti hanno ma che pochi possono dire di saperlo usare davvero.

Vuoi approfondire Excel per imparare ad usarlo al meglio nel tuo lavoro? Guarda la pagina del corso Excel. Diventa unprofesisonista dei fogli di calcolo!

Introduzione

In Italia conosco bene o male buona parte dei professionisti noti dei motori di ricerca e, praticamente nessuno di loro (me compreso), nasce come un SEO. La maggior parte proviene da diverse carriere: web designer, sviluppatori, marketer, imprenditori, psicologi e coloro che si sono semplicemente appassionati alla SEO. Alcune di queste professioni potrebbero aver richiesto competenze su Microsoft Excel, altre no. Nel mio caso Excel era indispensabile, mi piace descrivere i tre anni trascorsi in Prada da financial controller come il mio Master in Excel. Le competenze acquisite su questo tool mi hanno permesso, spesso e volentieri, di svolgere compiti complessi in frazioni di tempo.

La padronanza delle formule di base di Excel è fondamentale per l’analisi dei dati. Microsoft Excel è considerato il software standard del settore nell’analisi dei dati. Sapersi districare con celle e funzioni è utile, volente o nolente un SEO ha a che fare tutti i giorni con file Excel. Qualsiasi report che esportiamo è un foglio di calcolo: Google Analytics, Search Console, Screaming Frog, Majestic, Sistrix, SEMrush e così via.

Excel è lo strumento perfetto che un SEO può usare per analisi, modifiche di dati e per unire database provenienti da strumenti differenti. Con un po’ di pratica è possibile automatizzare task ripetitivi che, se svolti a mano, richiederebbero mesi di lavoro e che Excel esegue in un istante.

Con questo documento vorrei condividere alcune delle più importanti funzioni di Microsoft Excel, utili per chi lavora nella SEO ma non solo. Questa guida non sarà mai esaustiva al 100% di tutto ciò che può essere fatto con questo software, sarebbe impossibile, ma vorrei fosse una solida base per le operazioni di routine che un consulente compie nella sua giornata lavorativa.

Questa guida è stata scritta per essere letta dall’inizio alla fine, in quanto alcuni esempi vengono ripresi in diverse sezioni. Detto questo, se hai già le basi puoi saltare direttamente all’aspetto che vuoi approfondire, usa l’indice per navigare la guida.

Quindi – se le tabelle pivot, le istruzioni IF, i riferimenti assoluti e le funzioni annidate non sai cosa siano, continua a leggere – oggi potresti imparare qualcosa di nuovo!

Per favore segnala nei commenti eventuali errori o aspetti poco chiari in modo che possa procedere a risolvere il problema, grazie. A supporto di questa guida puoi scaricare il file XLSX che contiene tutti gli esempi.


Funzioni di base

In questa prima parte della guida vedremo alcune delle funzioni più semplici disponibili in Excel e come possono essere utilizzate nelle attività SEO quotidiane. Le funzioni che tratteremo sono:

  • CONCATENATE [CONCATENA]
  • Text to Columns [Testo in colonne]
  • COUNTIF [CONTA.SE]
  • IFERROR [SE.ERRORE]

Nota: dato che molte persone usano Excel in inglese, nella guida inserirò le formule per Excel in versione inglese seguita dalla versione in italiano, così avrai entrambi i riferimenti. Fai anche attenzione al separatore che usa la tua versione Excel, certe versioni usano la virgola nelle funzioni, altre il punto e virgola.

CONCATENATE [CONCAT]

Definizione CONCAT: Combina il testo di più intervalli e/o stringhe ma non prevede delimitatori o la possibilità di ignorare gli argomenti vuoti.

Sintassi (EN): CONCATENATE(text1,text2,…)

Sintassi (IT): CONCAT(testo1; [testo2];…)

CONCAT è una funzione piuttosto auto-esplicativa, funziona in modo simile al simbolo “&” che unisce i contenuti di più celle, vedi questi due esempi. In riga 2 uso & per unire i contenuti di celle differenti in una sola cella. In riga 3 invece uso & per concatenare celle e caratteri “.”

Excel - Funzione &
Excel – Funzione &

CONCAT viene utilizzata per combinare due celle in una, e puoi anche usare la formula per inserire stringhe di testo prima, dopo o tra le altre celle.

Nell’esempio che segue, la prima riga concatena semplicemente due celle, mentre nella seconda riga oltre a concatenare, inseriamo anche un testo all’inizio (https://).

Excel - Funzione CONCAT
Excel – Funzione CONCAT

Text to Columns [Testo in colonne]

Definizione: È possibile suddividere il testo di una cella in più celle usando la Conversione guidata testo in colonne.

La funzionalità di Text to Column è una di quelle che uso più spesso, soprattutto quando devo aprire file csv in modo da traslare i campi delimitati da virgola in singole colonne. In questa funzione infatti bisogna impostare un delimitatore che viene poi usato per dividere le stringhe di dati.

Per quanto riguarda la SEO, questa è la funzione da usare per separare dati delimitati da virgola (come i log del web server), le sotto cartelle e sotto domini, domini radice e/o TLD. A differenza di CONCATENATE, non avremo bisogno di una formula per svolgere questa funzione, infatti si attiva semplicemente con un bottone nella tab “Dati”.

Partiamo da una lista di URL che vogliamo dividere in colonna dividendo la stringa ad ogni slash “/”.

Excel - Funzione Testo in Colonne
Excel – Funzione Testo in Colonne

Selezioniamo la colonna e clicchiamo sulla tab “Dati > Testo in colonne”.

Excel - Funzione Testo in Colonne
Excel – Funzione Testo in Colonne

Si aprirà una finestra con alcuni passaggi da eseguire per definire la delimitazione delle stringhe. Seleziona “Delimitato” e poi clicca “Avanti” per impostare il delimitatore.

Excel - Funzione Testo in Colonne
Excel – Funzione Testo in Colonne

In questo passaggio devi definire qual è il simbolo del delimitatore che il file sorgente usa per separare i dati. Nel nostro esempio con URL il delimitatore delle cartelle è lo slash “/”, che puoi inserire nella cella a fianco ad “Altro”.

Premi “Avanti” per procedere all’ultimo passo.

Excel - Funzione Testo in Colonne
Excel – Funzione Testo in Colonne

La formattazione delle celle non è necessaria in questo caso. In Anteprima puoi vedere come appariranno i dati divisi in colonne. Premi “Fine” per completare il processo.

Excel - Funzione Testo in Colonne
Excel – Funzione Testo in Colonne

Ecco come verranno divise le stringhe degli URL in colonne usando lo slash come delimitatore.

Excel - Funzione Testo in Colonne
Excel – Funzione Testo in Colonne

COUNTIF [CONTA.SE]

Definizione CONTA.SE: Usare CONTA.SE, una delle funzioni statistiche, per contare il numero di celle che soddisfano un determinato criterio, ad esempio per contare il numero di volte in cui una particolare città compare in un elenco.

Sintassi (EN): COUNTIF(range,criteria)

Sintassi (IT): CONTA.SE(range;criterio)

COUNTIF è la funzione ideale per ottenere un conteggio del numero di specifici elementi in una data lista.

Nel seguente esempio ho usato la funzione CONTA.SE per avere il conteggio delle ancore di testo che corrispondono esattamente a “EVE Milano” all’interno di una lista di ancore differenti.

Excel - Funzione CONTA.SE
Excel – Funzione CONTA.SE

Ci sarebbero mille esempi da fare: vuoi contare gli status code 404 in un report di Screaming Frog? Vuoi contare le ancore brand in un report sui backlink? Vuoi sapere quanti “Mario Rossi” ci sono in un elenco telefonico digitale? Porta l’elenco in Excel ed usa la funzione CONTA.SE.

IFERROR [SE.ERRORE]

Definizione SE.ERRORE: Puoi usare la funzione SE.ERRORE per intercettare e gestire gli errori in una formula. SE.ERRORE restituisce un valore specificato se una formula restituisce un errore. In caso contrario, restituisce il risultato della formula.

Sintassi (EN): IFERROR(value,value_if_error)

Sintassi (IT): SE.ERRORE(valore; se_errore)

IFERROR è una funzione davvero semplice ed efficace per districarsi in situazioni complicate. IFERROR è il metodo usato per trasformare quei fastidiosi messaggi #N/A, #VALUE o #DIV/0 in qualcosa di più presentabile, soprattutto nei report aziendali.

Con SE.ERRORE, oltretutto, puoi evitare che si rompano eventuali formule che dipendono da risultati di altre funzioni. Dividi per zero? Nessun problema, con questa funzione puoi gestire i casi di errore.

Excel - Funzione SE.ERRORE
Excel – Funzione SE.ERRORE

Nell’esempio ho inserito una stringa di testo in caso di errore, ma si può anche inserire un valore numerico.

Quando importo il traffico da un file di esportazione di Google Keyword Planner in un elenco di parole chiave, può capitare che la parola non abbia traffico oppure non esiste una corrispondenza esatta con le parole fornite dallo strumento. In questo caso la formula VLOOKUP mostra un errore, che correggo con un IFERROR “10” in modo da non rompere altre funzioni che utilizzano quel valore.

Riferimenti relativi ed assoluti

Per impostazione predefinita, un riferimento di cella è relativo. Ad esempio, quando si fa riferimento alla cella A2 dalla cella C2, si fa effettivamente riferimento a una cella che si trova due colonne a sinistra (C meno A) e nella stessa riga (2). Modificare una formula che contiene un riferimento di cella relativi, ad esempio copiandola nella cella sottostante, sposta il riferimento due colonne a sinistra, in riga 3. Ad esempio, se si copia la formula = A2 + B2 dalla cella C2 e C3, i riferimenti di formula nella cella C3 diventano = A3 + B3.

Se vuoi mantenere il riferimento di cella originale mentre copi la cella altrove, devi inserire il segno di dollaro ($) prima dei riferimenti di cella e colonna.

Ad esempio, quando si copia la formula = $B$4 da F2 a F3, la formula mantiene lo stesso riferimento (assoluto). Mentre in colonna C il riferimento relativo perde il valore iniziale e segna “0”.

Excel - Riferimenti Assoluti e Relativi
Excel – Riferimenti Assoluti e Relativi

In casi meno frequenti, può essere necessario usare riferimenti di cella “misti” anteponendo il segno di dollaro soltanto al valore della colonna oppure della riga per bloccare solo la colonna o la riga (ad esempio, $A2 o B$3).


Modifica dei dati

Le funzioni su cui ci concentreremo in questa sezione sono utili per gestire la manipolazione del testo. Come vedremo dagli esempi, ci sono alcuni scenari in cui il SEO deve manipolare una stringa di testo. Alcune delle formule di cui parleremo sono abbastanza semplici da comprendere individualmente, ma possono diventare complesse se usate insieme in funzioni annidate. Parleremo di:

  • LEN [LUNGHEZZA]
  • SEARCH/FIND [CERCA/TROVA]
  • LEFT/RIGHT/MID [SINISTRA/DESTRA/IN MEZZO]

LEN [LUNGHEZZA]

Definizione LUNGHEZZA: Restituisce un valore contenente il numero di caratteri in una stringa.

Sintassi (EN): LEN(text|variable)

Sintassi (IT): LUNGHEZZA(stringa|nomevariabile)

Dubito che questa funzione richieda molte spiegazioni, come argomento puoi inserire un testo, un riferimento ad un’altra cella oppure un’altra funzione.

Vuoi sapere quanti caratteri contiene il tuo tag title o meta description? Vuoi trovare gli URL più lunghi? Usa la formula LUNGHEZZA.

Excel - Funzione LUNGHEZZA
Excel – Funzione LUNGHEZZA

SEARCH, FIND [RICERCA, TROVA]

Definizione RICERCA: Individua una stringa di testo all’interno di una seconda stringa di testo e restituisce il numero della posizione iniziale della prima stringa di testo dal primo carattere della seconda stringa di testo, leggendo da sinistra a destra (senza distinzione tra maiuscole e minuscole).

Definizione TROVA: Restituisce la posizione iniziale di una stringa di testo all’interno di un’altra stringa di testo. TROVA è case-sensitive.

Sintassi (EN):

  • SEARCH(find_text,within_text,start_num)
  • FIND(find_text,within_text,start_num)

Sintassi (IT):

  • RICERCA(testo;stringa;[inizio])
  • TROVA(testo;stringa;[inizio])

Ci sono due differenze sostanziali tra SEARCH [CERCA] e FIND [TROVA].

  • CERCA non è sensibile ai caratteri maiuscoli e minuscoli, FIND si.
  • CERCA consente l’uso di caratteri jolly “*”, TROVA no.

Nella maggior parte dei casi, CERCA è più che sufficiente. Ti basti sapere che, nel caso dovessi fare differenza tra caratteri maiuscoli e minuscoli, allora dovrai usare TROVA.

Un altro motivo per scegliere TROVA è se hai a che fare con URL che contengono parametri. Con la funzione CERCA. i punti interrogativi infatti possono creare problemi se non opportunamente esclusi.

Nell’esempio che segue ho estratto il numero di caratteri al quale inizia la stringa “/blog/”. Proprio come LEN, questa funzione può essere combinata con altre funzioni per fare cose interessanti. Dato che la funzione darebbe errore se non viene verificata la condizione iniziale, ho incluso anche SE.ERRORE per ovviare al problema.

Excel - Funzione RICERCA
Excel – Funzione RICERCA

In questo caso ho usato una FORMULA NIDIFICATA. Una formula è nidificata quando è collocata all’interno di un’altra funzione, che può essere collocata in un’altra funzione, e un’altra ancora, e così via. Più la formula nidificata diventa complessa, più sarà facile incappare in errori ed eventualmente fare debugging.

Possiamo fare un altro esempio aggiungendo a quanto già visto anche la formula ISNUMBER [VAL.NUMERO]. VAL.NUMERO restituisce VERO se il risultato è un valore numerico, altrimenti restituisce FALSO se non lo è.

Con queste due formule è possibile categorizzare migliaia di parole chiave in pochi minuti. Vediamo come fare.

Excel - Assegnare le categorie alle parole chiave
Excel – Assegnare le categorie alle parole chiave

=+SE(VAL.NUMERO(RICERCA(“legno”;A3));”legno”;SE(VAL.NUMERO(RICERCA(“pvc”;A3));”pvc”;”altro”))

La formula in pratica dice:

  • RICERCA – cerca nella cella A3 la parola “legno” e restituisci il valore della sua posizione nella stringa.
  • VAL.NUMERO – se il risultato è un numero allora la condizione è VERA, altrimenti la condizione sarà FALSA.
  • SE – se la condizione è VERA inserisci “legno” come categoria, altrimenti passa alla condizione FALSA.
    • RICERCA – cerca nella cella A3 la parola “pvc” e restituisci il valore della sua posizione nella stringa.
    • VAL.NUMERO – se il risultato è un numero allora la condizione è VERA, altrimenti la condizione sarà FALSA.
    • SE – se la condizione è VERA inserisci “pvc” come categoria, altrimenti passa alla condizione FALSA.

L’esempio usa solo due categorie per semplicità, ma possiamo annidare tanti SE quante sono le categorie che vogliamo assegnare. In pratica annideremo un SE in ogni condizione FALSA del SE “madre”. Più semplice a farlo che a dirlo!

LEFT, RIGHT, MID [SINISTRA, DESTRA, STRINGA.ESTRAI]

Definizione SINISTRA: restituisce il primo carattere o i primi caratteri di una stringa di testo in base al numero di caratteri specificato. SINISTRA.B restituisce il primo carattere o i primi caratteri di una stringa di testo in base al numero di byte specificato.

Definizione DESTRA: restituisce l’ultimo carattere o gli ultimi caratteri di una stringa di testo in base al numero di caratteri specificato. DESTRA.B restituisce l’ultimo carattere o l’ultimo carattere di una stringa di testo in base al numero di byte specificato.

Definizione STRINGA.ESTRAI: Restituisce i caratteri di una stringa di testo da una posizione data e una lunghezza iniziali. Conta sempre ogni carattere, sia a byte singolo che a byte doppio, come 1 a prescindere dall’impostazione predefinita per la lingua.

Sintassi (EN):

  • LEFT(text,num_chars)
  • RIGHT(text,num_chars)
  • MID(text,start_num,num_chars)

Sintassi (IT):

  • SINISTRA(testo; [num_caratt])
  • DESTRA(testo; [num_caratt])
  • STRINGA.ESTRAI(testo; inizio; num_caratt)

Sia SINISTRA che DESTRA restituiscono i caratteri da una data posizione in una stringa di testo a partire da entrambi i lati di una stringa.

STRINGA.ESTRAI è ottimo per estrarre una porzione di una stringa di testo. Ho raggruppato le tre funzioni insieme perché sono spesso usate insieme.

Facciamo un esempio che abbiamo già visto nella guida per estrarre un dominio da un URL con Excel.

Diciamo che ci è stato fornito un elenco di migliaia URL e dobbiamo estrarre solo i domini. Come possiamo fare?

Cosa possiamo usare per delimitare il solo dominio? Il dominio termina dopo il 3 slash dall’inizio, giusto? Questa formula nidificata che unisce SINISTRA e RICERCA è quello che ci serve. Analizziamola:

Excel - Funzione SINISTRA
Excel – Funzione SINISTRA
  1. La funzione più interna, Ricerca(“/”;C4;9) fornisce il numero del primo carattere che contiene lo slash / dopo il carattere 9 del testo nella cella C4. Ho usato 9 perché è il numero di caratteri necessari a saltare il protocollo che contiene a sua volta due slash: https://. Il prossimo slash è quindi a chiusura del dominio.
  2. Una volta ottenuto il numero di caratteri che contiene i primi 3 slash (i primi due nel protocollo e l’ultimo a chiusura del dominio) possiamo ritagliarli dalla stringa con SINISTRA(C4;#) ed ottenere il singolo dominio.

Vediamo anche l’esempio opposto, ovvero escludere il dominio da un URL e lasciare solo l’URL relativo. Useremo RICERCA e STRINGA.ESTRAI per estrarre quella specifica parte di URL.

Supponiamo di voler estrarre l’URL relativo da ciascuno di questi URL. Ho reso la cosa più complicata aggiungendo un numero random alla fine di ciascun URL, così vedremo anche come usare il carattere jolly.

Excel - Funzione ESTRAI
Excel – Funzione ESTRAI

A questo fine useremo tre volte la funzione RICERCA annidata dentro la funzione STRINGA.ESTRAI, poiché il testo che vogliamo estrarre segue un pattern preciso (segue il terzo slash “/”).

Per prima cosa dobbiamo determinare quanti caratteri compongono il bit “-tXXX.html” alla fine di ogni URL. Dato che la lunghezza di questa porzione dell’URL varia, ma il pattern no (cioè “-t” + “numeri” + “.html”), possiamo utilizzare il carattere jolly “*” per trovare il conteggio dei caratteri.

Excel - Funzione RICERCA
Excel – Funzione RICERCA

Abbiamo calcolato la prima istanza di un “/” dopo l’ottavo carattere. Questo ci dà i nostri valori iniziali. Utilizzando poi il carattere jolly * abbiamo ottenuto il numero di caratteri totali dell’URL relativo. Possiamo facilmente calcolare il numero di caratteri da usare con STRINGA.ESTRAI una volta che sappiamo dove iniziano gli URL relativi e dove finisce il dominio.

In un’altra guida avevamo visto come utilizzare la formula annidata con LUNGHEZZA e SINISTRA per rimuovere l’ultimo carattere da una stringa.

Ora concludo con un esempio che usa FIND, LEFT e RIGHT per estrarre la prima cartella da una lista di URL dello stesso sito web. Mettiamo caso di avere nella cella A2 il seguente URL:

https://www.altalex.com/tag/marco-secco

Prima di creare la formula dobbiamo definire due variabili X,Y. Per farlo dobbiamo trovare la posizione dello slash / a chiusura del dominio, ovvero quello dopo il .com. Nel nostro esempio la posizione è 24, che chiameremo valore X, mentre Y=X+1=25.

Ora vediamo la formula da inserire in cella B2:

=+RIGHT((LEFT(A2;(FIND("/";A2;Y))));(FIND("/";A2;Y))-(FIND("/";A2;X)))

Sostituiamo X,Y con i valori appena calcolati ed ecco che nella cella comparirà la prima cartella dopo il dominio.

UPDATE – ho trovato una formula più breve e semplice per estrarre la prima cartella da un URL. Con questa formula non è necessario fare alcun conteggio di dove si trova lo slash:

=+SINISTRA(DESTRA(A4;(LUNGHEZZA(A4))-(TROVA("/";A4;9)));TROVA("/";DESTRA(A4;(LUNGHEZZA(A4))-(TROVA("/";A4;9)))))

La stessa formula per Excel in inglese:

=+LEFT(RIGHT(A2,(LEN(A2))-(FIND("/",A2,9))),FIND("/",RIGHT(A2,(LEN(A2))-(FIND("/",A2,9)))))

La funzione è da inserire in colonna B mentre in colonna A ci sarà la lista di URL.

TRIM [ANNULLA.SPAZI]

Definizione ANNULLA.SPAZI: Rimuove tutti gli spazi dal testo ad eccezione dei singoli spazi tra le parole. Utilizzare la funzione ANNULLA.SPAZI sul testo creato con altre applicazioni che può presentare una distribuzione irregolare degli spazi.

Sintassi (EN): TRIM(text)

Sintassi (IT): ANNULLA.SPAZI(testo)

In questo esempio ho preso quattro celle che contengono tre caratteri distanziati da uno o più spazi ciascuno. La formula TRIM elimina gli spazi eccessivi, all’inizio, alla fine ed in mezzo, lasciando solo uno spazio tra i caratteri.

Excel - Funzione ANNULLA.SPAZI
Excel – Funzione ANNULLA.SPAZI

Quando incollando i dati da altri strumenti dentro Excel noti margini strani, spaziature strane o spazi inattesi, prova a ripulire le righe con TRIM.

CLEAN [LIBERA]

Definizione LIBERA: Rimuove dal testo tutti i caratteri che non possono essere stampati. Applicare la funzione LIBERA a un testo importato da altre applicazioni contenente caratteri che potrebbero non essere stampati tramite il sistema operativo in uso. È possibile, ad esempio, utilizzare LIBERA per rimuovere codici a basso livello che si trovano di frequente all’inizio e alla fine dei file di dati e che non possono essere stampati.

Importante: La funzione LIBERA è stata progettata per rimuovere dal testo i primi 32 caratteri non stampabili del codice ASCII a 7 bit (valori da 0 a 31). Nel set di caratteri Unicode sono presenti ulteriori caratteri non stampabili (i valori 127, 129, 141, 143, 144 e 157). Se usata da sola, la funzione LIBERA non rimuove tali caratteri aggiuntivi.

Sintassi (EN): CLEAN(text)

Sintassi (IT): LIBERA(testo)

Non sai cosa siano i caratteri non stampabili? Prova ad inserire in una cella questa stringa “=CODICE.CARATT(9)&”123″&CODICE.CARATT(10)”.

Usa LUNGHEZZA per contare i caratteri. Noterai che il risultato non sarà 3, infatti la funzione conteggia più caratteri perché ci sono caratteri non stampabili che tu non vedi ma che possono creare problemi con le funzioni. Con LIBERA rimuovi questi problemi.

SUBSTITUTE, REPLACE [SOSTITUISCI, RIMPIAZZA]

Definizione SOSTITUISCI: Sostituisce new_text per old_text in una stringa di testo. Usare SOSTITUISCI quando si vuole sostituire testo specifico in una stringa di testo.

Definizione RIMPIAZZA: Sostituisce parte di una stringa di testo con una stringa di testo diversa, in base al numero di caratteri specificati. RIMPIAZZA conta sempre ogni carattere, sia a byte singolo che a byte doppio, come 1 a prescindere dall’impostazione predefinita per la lingua.

Sintassi (EN):

  • SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])
  • REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)

Sintassi (IT):

  • SOSTITUISCI(testo; testo_prec; nuovo_testo; [occorrenza])
  • RIMPIAZZA(testo_prec; inizio; num_caratt; nuovo_testo)
Excel - Funzione SOSTITUISCI
Excel – Funzione SOSTITUISCI

RIMPIAZZA invece sostituisce una parte definita di testo con una nuova stringa, basta definire la cella, la posizione del primo e ultimo carattere da togliere ed il testo sostitutivo. In questo esempio ho usato la formula per cambiare dominio.

Excel - Funzione RIMPIAZZA
Excel – Funzione RIMPIAZZA

Rispetto a SOSTITUISCI, RIMPIAZZA aiuta in quei casi dove la parola da sostituire potrebbe apparire più volte nella stringa ma vogliamo sostituire solo un’occorrenza senza modificare le altre.

Ad esempio, se avessi l’URL “https://www.evemilano.com/evemilano” potrei cambiare solo il dominio con RIMPIAZZA(A2;12;9;”ciao”), mentre SOSTITUISCI(A2;”evemilano”;”ciao”) cambierebbe entrambe le ricorrenze di evemilano nell’URL.

Excel - Funzione RIMPIAZZA
Excel – Funzione RIMPIAZZA

In una guida precedente abbiamo utilizzato assieme TRIM, CLEAN e SUBSTITUTE in una formula annidata per rimuovere gli spazi da una stringa di testo con Excel. Qui invece vediamo come cambiare protocollo ad una lista di URL con la formula SOSTITUISCI.


Formule condizionali

Le formule condizionali servono a verificare se le condizioni che definiamo sono vere o false, e permettono la creazione di confronti logici tra espressioni. Puoi usare le funzioni E, O, NON e SE per creare formule condizionali. In questo esempio useremo le seguenti funzioni:

  • IF [SE]
  • OR/AND [O/E]
  • NOT [NON]

Iniziamo con un elenco di URL, come il rapporto sui contenuti di Google Analytics. Vogliamo scoprire quale categoria di articoli sta ottenendo il maggior volume di traffico: la categoria /salute/, /random/ oppure /auto/.

Excel - Funzione SE
Excel – Funzione SE

Ci sono probabilmente un sacco di modi diversi per ottenere lo stesso risultato, ma quasi tutti i metodi usano formula IF.

IF [SE]

Definizione SE: La funzione SE consente di eseguire un confronto logico tra un valore e il risultato previsto dopo aver eseguito il test di una condizione e aver ottenuto un risultato VERO o FALSO.

Sintassi (EN): =IF(C2=1,”Yes”,”No”)

Sintassi (IT): =SE(C2=1;”Yes”;”No”)

Il funzionamento di questa funzione condizionale è molto semplice, vediamo un esempio.

Excel - Funzione SE
Excel – Funzione SE

Anche in questo caso possiamo nidificare più funzioni e creare con IF dei mini-programmi.

Excel - Funzione SE
Excel – Funzione SE

Torniamo al nostro esempio…

Utilizzando una condizione IF annidata con la verifica ISNUMBER [VAL.NUMERO] e SEARCH [RICERCA] (che restituisce un numero), dovremmo essere in grado di compilare rapidamente una colonna “Categoria”.

Excel - Funzione SE
Excel – Funzione SE

OR, AND [O, E]

Definizione O: Usare la funzione O, cioè una delle funzioni logiche, per determinare se tutte le condizioni in un test sono VERO. La funzione O restituisce VERO se uno degli argomenti restituisce VERO e restituisce FALSO se tutti gli argomenti restituiscono FALSO.

Definizione E: Usare la funzione E, cioè una delle funzioni logiche, per determinare se tutte le condizioni in un test sono vere. La funzione E restituisce VERO se tutti gli argomenti restituiscono VERO e restituisce FALSO se uno o più argomenti restituiscono FALSO.

Sintassi (EN):

  • OR(logical1,logical2,…)
  • AND(logical1,logical2,…)

Sintassi (IT):

  • O(logico1; [logico2]; …)
  • E(logico1, [logico2], …)

Nel contesto del nostro esempio, né OR né AND sono obbligatoriamente necessarie, ma utili per mantenere la formula annidata sotto controllo. Senza queste funzioni potremmo sicuramente aggiungere altri SE(VAL.NUMERO(RICERCA per ogni URL, ma la funzione sta già diventando abbastanza lunga.

Usando OR possiamo semplificare leggermente la formula e racchiudere diverse casistiche sotto la stessa catalogazione. In questo esempio ho usato OR per identificare 3 URL e catalogarli come “Pagina”, tutto il resto viene catalogato come “Articolo”.

Excel - Funzione SE
Excel – Funzione SE

NOT [NON]

Definizione NON: Usare la funzione NON, una delle funzioni logiche, per assicurarsi che un dato valore non coincida con un altro.

Sintassi (EN): NOT(logic)

Sintassi (IT): NON(logico)

Utilizzate la funzione NON per invertire un valore o argomento logico:

  • Se logico è FALSO, NON restituisce VERO.
  • Se logico è VERO, NON restituisce FALSO.

Un esempio classico è quello di invertire il comportamento di un’altra funzione. Ad esempio, se la cella A1 è vuota, allora la formula =VAL.VUOTO(A1) restituisce VERO. NON può essere utilizzata per invertire questo risultato a FALSO in questo modo: =NON(VAL.VUOTO(A1)). In sostanza, con l’aggiunta di NON, si è in grado di creare una formula che si comporta come VAL.NON.VUOTO, che non esiste in Excel.


Funzioni di ricerca e riferimento

Queste funzioni sono ottime per incrociare i dati tra due fonti, ad esempio combinando il volume delle parole chiave ottenuti con lo Strumento per le parole chiave Google Keyword Planner con il report delle parole chiave di Google Search Console.

VLOOKUP [CERCA.VERT]

Definizione CERCA.VERT: Usare CERCA.VERT, una delle funzioni di ricerca o di riferimento, per trovare elementi in una tabella o in un intervallo per riga, ad esempio per cercare il prezzo di un pezzo di ricambio di un’auto in base al numero di articolo.

Sintassi (EN): VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Sintassi (IT): CERCA.VERT (valore; matrice_tabella; indice; [intervallo])

Nella sua forma più semplice, la funzione CERCA.VERT è:

=CERCA.VERT(valore da cercare; intervallo in cui cercare il valore; numero di colonna nell’intervallo che contiene il valore restituito; Corrispondenza esatta o Corrispondenza approssimativa, indicata come 0/FALSO o 1/VERO).

Combinare il volume di ricerca ed il ranking corrente di un elenco di parole chiave è un ottimo modo per usare una VLOOKUP e può essere fatto in pochi secondi.

Partiamo con il file di esportazione di Search Console ed importiamo all’interno di esso i dati di traffico ottenuti dal keyword planner.

Excel - Funzione CERCA.VERT
Excel – Funzione CERCA.VERT

Con la funzione CERCA.VERT importo i volumi di traffico mensile per ciascuna parola chiave, in pochi secondi.

Excel - Funzione CERCA.VERT
Excel – Funzione CERCA.VERT

L’esempio è fatto tra due tabelle nello stesso foglio, ma la funzione VLOOKUP funziona anche tra tabelle in fogli e anche file Excel differenti.

La porzione [range_lookup] della funzione CERCA.VERT è un valore facoltativo che specifica se vogliamo trovare una corrispondenza esatta (0) o una corrispondenza approssimativa (1). Non ho mai impostato range_lookup su 1. In altre parole, cerco sempre solo una corrispondenza esatta con 0.

OFFSET [SCARTO]

Questa funzione la utilizzo spesso sui dati esportati in CSV da Google Analytics quando voglio confrontare il traffico delle pagine in due periodi differenti.

Definizione SCARTO: Restituisce un riferimento a un intervallo spostato rispetto a una cella o a un intervallo di celle di un numero specificato di righe e di colonne. Il riferimento restituito può riferirsi a una cella singola o a un intervallo. È possibile specificare il numero di righe e di colonne dell’intervallo da restituire.

Sintassi (EN): OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

Sintassi (IT): SCARTO(rif; righe; colonne; [altezza]; [largh])

Excel - Funzione SCARTO
Excel – Funzione SCARTO

Dopo aver eliminato i dati non necessari, abbiamo i dati relativi all’intervallo di date di Google Analytics. In particolare, abbiamo il traffico delle pagine degli ultimi 30 giorni rispetto ai 30 giorni precedenti. Ora, se stiamo solo confrontando queste poche pagine non ci sarebbe bisogno di modificare i dati. Nel caso volessimo studiare migliaia di pagine non sarà facile leggere agilmente i dati con questo layout a righe alternate.

Usando OFFSET possiamo trasformare la tabella precedente in questa, spostiamo le righe alternate in colonne:

Excel - Funzione SCARTO
Excel – Funzione SCARTO

Ottenere la prima riga di “Page”, “Mese 1” e “Mese 2” è abbastanza semplice, ma come possiamo ottenere il resto in modo automatico?

Come vedremo, probabilmente è più rapido fare questa operazione con una tabella Pivot, ma è giusto conoscere anche questa funzione. Analizziamo le formule utilizzate.

Excel - Funzione SCARTO
Excel – Funzione SCARTO

ROW [RIF.RIGA] è una semplice formula che restituisce solo il numero della riga in cui è inserita la cella. Noterai che solo la riga (A) è impostata come riferimento assoluto. Vogliamo che le righe successive si auto compilino selezionando i dati giusti.

Nel nostro esempio, OFFSET [SCARTO] stampa la cella che arriva a 2 righe oltre il punto di riferimento.

La prossima volta che la riga viene calcolata, i riferimenti aumenteranno in modo incrementale, consentendo alla formula di adattarsi in base ai dati di origine.

Con questa funzione annidata siamo stati in grado di trovare il valore della riga 2 ogni volta che la formula si sposta sulla riga successiva. Per le colonne “Mese 1” e “Mese 2”, la formula è leggermente cambiata, ma la premessa di base rimane la stessa.

INDEX, MATCH [INDICE, CONFRONTA]

INDICE e CONFRONTA sono una versione più potente di CERCA.VERT, ma sono un poco più difficili da implementare. Nella maggior parte dei casi sono intercambiabili, ma laddove CERCA.VERT non è sufficiente, INDICE e CONFRONTA possono andare oltre.

Il più grande problema della funzione VLOOKUP si trova nelle prime parole della definizione di Microsoft Excel:

Cerca un valore nella colonna più a sinistra di una tabella, quindi restituisce un valore nella stessa riga da una colonna specificata.

Nei casi in cui l’elemento chiave non si trova nel campo più a sinistra, CERCA.VERT non funzionerà.

Supponiamo di avere un elenco delle pagine di atterraggio degli ultimi 90 giorni da Google Analytics e vogliamo aggiungere una colonna con la categoria di appartenenza di ciascun post. Creiamo quindi la colonna “Categoria” nella posizione più a sinistra della nostra tabella.

Excel - Funzione CERCA.VERT
Excel – Funzione CERCA.VERT

Partendo da questo database, con una VLOOKUP non potrei importare la categoria in un altro database con chiave sugli URL. Potrei sicuramente modificare la tabella di origine per far funzionare la VLOOKUP spostando la colonna delle categorie nella colonna più a destra degli URL, ma non è necessario. INDICE e CONFRONTA possono fare proprio ciò di cui ho bisogno senza modificare i dati di origine.

Vediamo innanzitutto cosa fanno effettivamente le formule INDICE e CONFRONTA quando usate da sole.

Definizione INDICE: Restituisce il valore di un elemento in una tabella o in una matrice, selezionato dagli indici di numero di riga e colonna.

Definizione CONFRONTA: La funzione CONFRONTA cerca un determinato elemento in un intervallo e restituisce la posizione relativa di tale elemento nell’intervallo. Ad esempio, se l’intervallo A1:A3 include i valori 5, 25 e 38, la formula =CONFRONTA(25;A1:A3;0) restituisce il numero 2 perché 25 è il secondo elemento dell’intervallo.

Sintassi (EN):

  • INDEX(array, row_num, [column_num])
  • MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

Sintassi (IT):

  • INDICE(matrice; riga; [col])
  • CONFRONTA(valore; matrice; [corrisp])

Entrambe queste funzioni sono in realtà abbastanza semplici, ma fanno qualcosa di veramente potente se usate insieme. Con INDICE, Excel restituisce semplicemente il valore che si trova all’incrocio tra la riga e la colonna che hai fornito, come la battaglia navale.

Excel - Funzione INDICE
Excel – Funzione INDICE

Restituisce il valore all’intersezione tra la 2a riga e la 6a colonna. Il valore restituito è “o”.

Con CONFRONTA possiamo trovare la riga relativa che corrisponde al nostro valore di ricerca. Per esempio:

Excel - Funzione CONFRONTA
Excel – Funzione CONFRONTA

Trova la riga in cui “e” si trova all’interno di questa singola colonna. Il valore restituito è quindi 5.

Tornando al nostro esempio precedente, possiamo combinare INDICE e CONFRONTA per trovare il valore che CERCA.VERT non può trovare.

Excel - Funzione CONFRONTA
Excel – Funzione CONFRONTA

La formula annidata inizia con CONFRONTA che restituisce il numero della riga in colonna B (URL) in cui Excel ritrova l’elemento indicato in colonna E (URL). Il valore viene poi usato da INDICE per restituisce il valore trovato all’intersezione della colonna A e la riga in cui è possibile trovare il valore di ricerca specificato.

Per la prima riga della nostra tabella: cerca “/rimuovere-spazi” nella colonna B e restituisci la sua riga (questa è la porzione CONFRONTA). Ora, restituisci il valore trovato nella colonna A nella riga indicata da CONFRONTA.

Quindi CONFRONTA batte CERCA.VERT quando, nel database di origine dati, devi usare come chiave un valore a destra del valore da restituire.


Tabelle Pivot

Le Pivot sono uno strumento potente quando si lavora con lunghi database Excel.

Hai tutti i tuoi dati calcolati e formattati correttamente, ora è il momento di analizzare i dati aggregandoli. Sicuramente, lo stesso risultato lo possiamo ottenere senza l’uso di tabelle e grafici pivot, ma questa funzionalità può rendere il processo molto più semplice e veloce.

Per dimostrare l’uso di una tabella pivot, riprendo l’esempio del file csv di Analytics visto sopra, con il confronto del traffico su due periodi di tempo.

Excel - Funzione SCARTO
Excel – Funzione SCARTO

Con una tabella Pivot possiamo traslare in pochi secondi le righe in colonne e rendere la tabella più pratica e leggibile.

Crea la tabella Pivot:

  • Seleziona la base dati, ogni colonna deve avere una sua intestazione.
  • Apri la tab “Inserisci”,
  • Clicca “Tabella Pivot”.
  • Premi “OK” per avviare il processo di creazione.
Excel - Tabella Pivot
Excel – Tabella Pivot

La nostra tabella pivot può essere creata in un altro foglio oppure nello stesso di origine dei dati. Ora dobbiamo inserire i dati disponibili dalle intestazioni delle colonne, nelle giuste aree della tabella che troviamo a destra in basso: filtri, colonne, righe e valori.

Trascina gli elementi nelle aree indicate nell’esempio.

Excel - Tabella Pivot
Excel – Tabella Pivot
  • Filtri: viene utilizzato per applicare un filtro esteso a tutti i dati di origine.
  • Colonne e righe: questa è piuttosto semplice. Quali campi vuoi inserire come colonne e quali in riga? Puoi includere più di un campo in ognuno, la tabella raggrupperà i tuoi campi insieme creando gerarchie.
  • Valori: sono i valori numerici che puoi mostrare. Clicca col tasto destro sul valore che hai trascinato nell’area “Valori” e poi su “Impostazioni campo valore”. Qui puoi impostare il calcolo applicato ai valori aggregati, come la somma, la media o altro.
Excel - Tabella Pivot
Excel – Tabella Pivot

Un altro caso in cui mi ritrovo spesso ad usare le tabelle pivot è durante le analisi delle parole chiave. Generalmente sviluppo lunghe liste con migliaia di termini, poi categorizzo ogni keyword in una o più categorie (nell’immagine sono le colonne cat1 e cat2).

Excel - Tabella Pivot
Excel – Tabella Pivot

Nella tabella Pivot poi uso le categorie ed i dati aggregati. Perché?

Perché analizzare i dati di traffico aggregati delle categorie, invece che per le singole keyword, è estremamente più utile e significativo. Magari una parola ha poco traffico, ma con lo stesso intento vengono usate centinaia di varianti che tutte sommate diventano interessanti volumi di traffico. Difficile notare queste cose analizzando una parola chiave alla volta, meglio categorizzare e studiare i dati aggregati!

Excel - Tabella Pivot
Excel – Tabella Pivot

Rimuovere righe duplicate con Pivot

Nel seguente esempio ho preso una tabella con URL, Canale del traffico ed il volume di traffico. Con la tabella Pivot ho aggregato i dati per canale, così abbiamo i sub-totali del traffico generato da ciascun canale (Organico, Diretto, …) e poi abbiamo aggiunto il dettaglio annidato del singolo URL per canale.

Excel - Tabella Pivot
Excel – Tabella Pivot

Possiamo usare la Pivot anche per rimuovere tutti i duplicati da una lista e sommare i relativi valori.

Excel - Tabella Pivot
Excel – Tabella Pivot

Non c’è modo semplice o rapido per imparare ad usare tabelle e grafici pivot, è necessario fare esperienza, provare e ripetere.


Collegamenti da tastiera

A volte conoscere qualche scorciatoia da testiera rende più rapidi rispetto ad usare il mouse. All’inizio non è facile abituarsi ai testi di scelta rapida, ma dopo qualche giorno vengono naturali e si diventa più efficienti.

Siete una squadra efficiente?
Siete una squadra efficiente?

Di seguito sono riportate alcune delle scorciatoie più utili per Excel. Questi collegamenti si basano sulla versione di Windows Excel 2007 e potrebbero (probabilmente) essere diversi per Mac e/o versioni successive di Excel.

Tasto e Funzione:

  • F2: Modifica la cella attiva.
  • F4: (quando si modifica un campo) Passa tra riferimenti assoluti e relativi (ad esempio A1, $A$1, A$1, $A1).
  • F9: Debug, valuta il pezzo di formula evidenziato.
  • F12: Salva con un nuovo nome la cartella corrente.
  • MAIUS + F12: Salva la cartella corrente.
  • CTRL + Pagina Su/Giù: Sposta tra i fogli di lavoro.
  • CTRL + Tab: Si sposta tra le cartelle aperte in Excel.
  • CTRL + N: Crea una nuova cartella di Excel.
  • CTRL + Freccia destra: va all’ultima cella a destra.
  • CTRL + Freccia sinistra: va alla prima cella a sinistra.
  • CTRL + Freccia alta: va alla prima cella in alto.
  • CTRL + Freccia bassa: va all’ultima cella in basso.
  • CTRL + Home (freccia in diagonale accanto a INS): va alla cella A1.
  • CTRL + Fine: va all’ultima cella in basso a destra.
  • CTRL + MAIUSC + *: Seleziona la regione corrente attorno alla cella attiva – Ottimo per selezionare un’intera tabella quando è selezionata una sola cella all’interno della tabella.
  • CTRL + MAIUS + “: copia il valore o la formula della cella superiore e rimane in modalità modifica.
  • CTRL + MAIUSC + &: Applica i bordi alla cella selezionata.
  • CTRL + MAIUSC + _: Rimuove i bordi dalla cella selezionata.
  • MAIUSC + F3: In una formula, visualizzare la finestra di dialogo Inserisci funzione.
  • CTRL + HYPHEN: Elimina le celle selezionate.
  • CTRL + BARRA SPAZIATRICE: Seleziona l’intera colonna.
  • CTRL + L: Crea una tabella.
  • CTRL + <: copia il valore o la formula della cella superiore e termina la modifica.
  • CTRL + Q: Nasconde la riga della cella selezionata.
  • CTRL + W: Nasconde la colonna selezionata.
  • MAIUSC + BARRA SPAZIATRICE: Seleziona l’intera riga.
  • ALT + Freccia bassa: Permette di selezionare un valore da una lista composta dai valori già presenti nella colonna. I limiti sono le celle bianche sopra e sotto l’elenco.

SEOTools for Excel

SEOTools for Excel
SEOTools for Excel

SEOTools for Excel è un plugin a pagamento per Excel che permette di connettere il foglio elettronico con diverse sorgenti di dati ed offre interessanti funzionalità di scraping e SEO.

La maggior parte dei marketer online ha dati memorizzati su prodotti, strumenti e servizi separati. Alcuni esempi sono dati di analisi web, dati SEO, dati CRM e dati PPC. SeoTools per Excel offre un metodo intuitivo per estrarre tutti questi dati direttamente in Excel. Con questa estensione puoi usare Excel come unico HUB di dati per i tuoi progetti online.

Come suggerisce il nome, lo strumento viene eseguito come componente aggiuntivo di Microsoft Excel e offre oltre 100 nuove funzionalità all’interno di Excel stesso.

  • SEO on-page – Con il componente aggiuntivo SeoTools per Excel si ha accesso a funzioni utili per l’analisi SEO on-page, come HtmlH1, HtmlTitle e HtmlMetaDescription che permettono di estrarre alcune tag HTML dalle tue pagine web.
  • SEO off-page – SeoTools è utile anche quando si analizzano i fattori SEO off-page. Con la funzione CheckBacklink possiamo verificare che i backlink siano ancora disponibili.
  • Integrazioni – SeoTools è dotato di integrazioni per diversi servizi. Utilizza l’integrazione di Google Analytics per creare i tuoi report automatizzati o Majestic per analizzare il tuo profilo backlink.
  • Connettori – Con i connettori è possibile estendere le funzionalità di SeoTools e integrare facilmente le API in Excel. SeoTools viene fornito con centinaia di connettori che contengono una vasta gamma di funzioni utili. Se ti dovesse mancare qualcosa, è facile costruire il tuo connettore usando un formato XML facile da usare per integrarlo con qualsiasi API o servizio esterno.
  • Crawler – SeoTools può essere usato come un crawler di pagine. Fornisci semplicemente un elenco di URL o solo un URL di root ed il software scansionerà tutti i link che troverà.
  • Altri strumenti – Excel è uno strumento inestimabile per qualsiasi marketer online ma manca di alcune funzionalità specifiche per la SEO. SeoTools include molte funzioni di supporto come XPathOnUrl, RegexpFind, DomainAge, SpinText e UrlProperty.

Conclusioni

In questa guida abbiamo visto una manciata delle funzioni disponibili in Excel ma, grazie alla sua estrema flessibilità, siamo riusciti a risolvere molti problemi differenti.

Se vuoi imparare ad usare Excel o vuoi approfondire quanto visto in questa guida, visita la pagina del corso Excel per la SEO.

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Autore

Commenti |5

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  1. Andrea Pacchiarotti 2 commenti

    Bell’articolo. Inserirei anche qualche dritta utilizzando VBA. Ho 20 anni di formazione sul pacchetto Office in realtà aziendali italiane e tutte tentano di inserire la programmazione in Visual Basic nei loro foglio elettronici a prescindere dall’argomento trattato. Magari potremmo collaborare per qualche articolo Giovanni.

    1. Giovanni Sacheli 759 risposte

      Ciao Andrea grazie per il commento. Sarebbe sicuramente interessante menzionare anche VBA, purtroppo io non credo di saperne abbastanza per poterne parlare. Mi farebbe sicuramente piacere collaborare per produrre un buon contenuto :)

  2. Marco Riboli 6 commenti

    Ciao Giovanni, se io ho una serie di articoli in celle diverse, tipo
    /post1
    /post2
    /post3

    come faccio ad inserire il nome di dominio per avere l´URL completo? Ad esempio per ottenere

    https://nomedominio.it/post1 e cosi via

    Grazie mille in anticipo

    1. Giovanni Sacheli 759 risposte

      Ciao Marco, grazie per la domanda. La risposta è molto semplice, per unire elementi in Excel si usa l’operatore “&”.

      Puoi usarlo per una formula tipo:

      +”www.sito.it/”&A2 (A2 è la cella che contiene l’URL relativo)

      oppure +A1&A2 (per unire la cella con il dominio con quella con l’URL relativo)

      Spero di essermi spiegato bene ;)

      1. Marco Riboli 6 commenti

        Chiarissimo Giovanni, grazie mille!

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